Las pequeñas y medianas empresas, con su gran potencial de creación de empleos e innovación, conforman la mayor parte del tejido empresarial dominicano; son un pilar imprescindible, ya no solo de la economía dominicana, sino que su presencia mayoritaria también se da en todo el mundo.
Pero por muy pequeñas que sean, las pymes son empresas y, ante la amenaza del lavado de activos, están obligadas por ley a tratar de frenarlo. Porque todos tenemos la responsabilidad de prevenir y mitigar este riesgo.
Así, la Ley 155-17 es la ley contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo en República Dominicana. Aquí se define que el sujeto obligado a cumplir la ley es toda persona física o jurídica que está obligada al cumplimiento de obligaciones destinadas a prevenir, detectar, evaluar y mitigar el riesgo de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y de las armas de destrucción masivas.
Los sujetos obligados se dividen en dos categorías: financieros y no financieros. Y aquí hablamos de las pymes.
Generalmente los sujetos obligados no financieros están conformados por una gran variedad de pequeñas y medianas empresas que no se dedican a la actividad financiera, pero que manejan flujos de dinero importantes de distintas fuentes.
Aquí podemos mencionar las empresas inmobiliarias, los comerciantes de metales preciosos, las casas de empeños, las constructoras, los dealers de vehículos, los despachos de abogados, notarios, contadores y los agentes inmobiliarios en algunas actividades específicas, etc.
El riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo (LA/FT) se refiere a la vulnerabilidad que enfrentan las empresas ante esta realidad. Hay un riesgo de que se utilicen sus operaciones para canalizar recursos de procedencia ilícita que tratan de “blanquearse".
Se espera que aquellas empresas que sean sujetos obligados de acuerdo a la Ley 155-17 adopten medidas de prevención de lavado de activos, sin importar si son grandes o pequeñas.
Una empresa debe aprender a trazar su mapa de riesgos, incluyendo todo tipo de riesgos. En ese sentido, es imprescindible tomar conciencia de que cualquier compañía, como consecuencia de su actividad diaria, se encuentra expuesta a distintos riesgos de lavado de activos que pueden ocasionar la imposición de sanciones, las cuales pueden llegar a impedirles continuar con el habitual desarrollo de sus actividades.
¿Pero cómo una pyme, con recursos limitados, puede dar cumplimiento al marco normativo para identificar, evaluar y mitigar este riesgo de manera efectiva?
Se debe tener claro que cualquier compañía puede realizar acciones de cumplimiento normativo para la prevención del lavado de activos y sus delitos precedentes sin necesidad de incurrir en un costo excesivo y con medidas adecuadas a sus capacidades.
Principios básicos que deben adoptar las pymes para una adecuada gestión de riesgo de lavado de activos:
- Conocer las leyes antilavado existentes y cooperar con las autoridades correspondientes;
- Conocer el entorno y el negocio;
- Conocer al cliente y el origen de sus fondos;
- Implementar políticas y procedimientos internos adaptados a su naturaleza y a su actividad comercial.
Analicemos cada uno de los puntos.
Cuando hablamos de conocer las leyes antilavado, significa ir más allá de conocer su existencia. La pyme debe analizar y evaluar cómo la ley se relaciona con los productos y servicios que ofrece la empresa y también confirmar lo que espera el regulador de ella.
Por tanto, como sujeto obligado, la pequeña empresa tiene el deber de estar empapada de todo lo concerniente a la Ley 155-17, y no solo esta ley nacional, sino tener presente también las normas y estándares internacionales, como las 40 Recomendaciones de GAFI, sobre Prevención del Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo (2012).
A continuación, al referirnos a conocer el entorno y el negocio, así como a conocer el cliente y el origen de sus fondos, hablamos de toda la parte para crear e implementar un sistema de debida diligencia. Este es un proceso que debe iniciar al momento de ofrecer un servicio o producto por primera vez y que se debe continuar a través del tiempo, pues ese cliente que hoy tiene una actividad comercial, mañana puede tener otra: vivimos en un mundo de constantes cambios, y esta no es la excepción.
Además, es importante que las empresas realicen lo siguiente:
- Identificar y realizar un monitoreo en los riesgos inherentes al lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
- Aplicar mitigantes acordes a los riesgos identificados.
- Focalizar mayores recursos a la modalidad del negocio y actividades que impliquen mayores riesgos.
Un aspecto muy importante y necesario es que la pyme, como todo sujeto obligado, debe nombrar un oficial de Cumplimiento, que será la persona responsable del monitoreo de los Riesgos de LA/FT. En pequeñas y medianas empresas, generalmente, esta función se la otorga directamente el dueño o presidente de la compañía.
Cada empresa debe tener un manual de cumplimiento, esto es, una guía que contiene el conjunto de procedimientos, instrucciones, etc., de los aspectos fundamentales del sistema de complimiento.
Se trata de una guía organizada para entender la utilización práctica y la metodología de cumplimiento de forma ordenada y concisa.
A continuación, mostramos los elementos fundamentales que, como mínimo, debe contener ese manual:
- Contexto de la organización: incluirá un análisis de su entorno y condiciones. Aquí se recomienda identificar todas las actividades de la organización, relacionándolas como procesos ordenados y entrelazados entre sí.
- Políticas de empresa: determinará cuál será la política de la empresa sobre aquellos estándares de conducta que sean necesarios para asegurar el cumplimiento de la ley.
- Figura del oficial de Cumplimiento: indicará quién será la figura que adoptará la responsabilidad de la aplicación y seguimiento del programa de cumplimiento en la empresa, así como las funciones y responsabilidades.
- Liderazgo de la organización: identificaré el órgano de gobierno y la alta dirección, para definir el orden jerárquico para reportar los resultados del programa de cumplimiento.
- Actividades de riesgo: enumerará los riesgos penales que, hipotéticamente, puedan producirse en las distintas actividades de la empresa.
- Programas de formación a directivos y empleados: planificará formaciones y capacitaciones del sistema de cumplimiento para directivos y empleados en general.
- Canales de comunicación periódica: establecerá un canal de denuncia, los protocolos de actuación posdelictiva e investigación de esas comunicaciones, tanto a nivel interno como externo.
- Código de Ética y Conducta: establecerá un código ético, así como los procedimientos y directrices para evitar la comisión de conductas delictivas.
- Régimen sancionador: definirá las consecuencias sancionadoras para el caso de incumplimientos en los procedimientos establecidos en el mismo manual.
- Sistema de seguimiento, medición y desempeño del sistema de cumplimiento: determinará medidas para evaluar la eficacia del sistema de cumplimiento y valorará los fallos o posibles ejes de mejora, tanto a nivel interno como externo.
- Plan de auditoría: planificará las auditorías correspondientes al sistema de cumplimiento, así como el seguimiento de las no conformidades resultantes.
- Plan de revisión y actualización permanente: planificar revisiones periódicas entre el órgano de gobierno y el oficial de Cumplimiento con el fin de mantener y actualizar constantemente el sistema de cumplimiento.
Una vez aprobado por la dirección, es preciso que este manual se distribuya a nivel interno a todos los empleados de la organización, para que tengan conocimiento y puedan consultarlo para su aplicación práctica.
De los deberes que hemos mencionados, algunas compañías medianas y pequeñas eligen delegar la ejecución a otras empresas dedicadas a tales fines. Por ejemplo, se suele delegar el proceso de realizar la debida diligencia de los clientes, pero se debe tener en cuenta que delegar funciones en otro no exime de responsabilidad.
¿Qué beneficios obtiene una pyme por aplicar adecuadamente estas medidas para cumplir la PLA y FT?
- Mejora su reputación, pues agrega credibilidad y confianza y ayuda a generar valor a nuestra empresa.
- Impulsa la mejora continua hacia una cultura ética en cumplimiento de las operaciones del negocio.
- Ayuda a la pyme a identificar y cumplir con los requisitos y obligaciones de cumplimiento.
Si quieres conocer con mayor profundidad este tema, te invitamos a leer la “Guía para la implementación de un sistema de administración de riesgo de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo" de la Unidad de Análisis Financiero (UAF) de la República Dominicana, así como también la “Guía de implementación de compliance para pymes", de la World Compliance Association.
No implementar estas medidas pone en riesgo la continuidad de pyme, exponiéndola a un escenario de lavado de activos. Si en tu empresa se da esta situación, estarías contribuyendo con un sistema de corrupción que, en el tiempo, solo acaba por empobrecer al país.
Finalizamos con esta reflexión por parte de Philip Kotler, el padre del marketing moderno:
“Las empresas prestan demasiada atención al coste de hacer algo. Deberían preocuparse más por el coste de no hacerlo"
