Seguramente, nunca imaginaste que tu empresa estaría en esta situación: afrontando una escasa o nula actividad, con proyectos paralizados, pospuestos o anulados, con clientes desconfiados y perspectivas inciertas para el segundo semestre del año.
La pandemia de la COVID-19 ha cambiado cualquier planificación previa de inicios de año. En los últimos meses, tu negocio ha tenido que adaptarse rápidamente a un nuevo escenario, donde las certezas son pocas y las incertidumbres muchas más.
El término VUCA es el que mejor se ajusta a la realidad que estamos viviendo. Es un acrónimo en inglés utilizado para describir entornos volátiles, inciertos, complejos o ambiguos.
En este contexto, los propietarios de las pequeñas y medianas empresas deben de establecer una nueva estrategia para el retorno a esta covidianidad, donde sea posible recuperar la mayor parte de las operaciones en un entorno en el que el virus continúa evolucionando y se producen cambios importantes en el comportamiento de los clientes.
Hay que volver a planificar dónde queremos llevar nuestro negocio durante el segundo semestre del año, teniendo en cuenta las variables de este escenario tan cambiante.
A continuación, te presentamos 10 recomendaciones para manejarse en el escenario VUCA en que estamos embarcados y readaptar los planes de tu empresa para lograr el éxito:
Conoce las necesidades de tus clientes y cuídalos, en especial, a los más leales.
Es necesario conocer y asumir cómo las preferencias y comportamientos de tus clientes han cambiado durante la crisis. Para esto, identifica el 20% de los clientes que te generan mayores ingresos, enfócate en descubrir sus necesidades actuales y para los próximos meses. Pregúntales, hazles encuestas, organiza grupos focales. De esta manera, podrás adaptar los productos y servicios que ofreces a sus expectativas. Además, si en tu negocio tú o tu personal necesitan interactuar físicamente con los clientes, es importante darles a conocer los procesos de seguridad e higiene que estás adoptando para reducir la transmisión del virus. Comunícales que lo más importante para tu empresa es brindarles a ellos seguridad y confianza.
Apoya a tus empleados y ocúpate de su bienestar.
Mantén un acercamiento con tu equipo de forma constante. Explícales de manera clara qué esperas de ellos y hazles sentir que los apoyas para que logren hacer su trabajo. Asegúrales las condiciones para que realicen sus funciones de forma segura. Además, debes de conocer las realidades de cada uno de ellos y su entorno, tanto desde un punto de vista de salud, como económico y emocional para saber cómo ayudarles en esta situación. Piensa también en oportunidades para su capacitación continua. Tus empleados son tu primer público de interés, porque ellos son la cara de tu empresa ante el cliente.
Verifica la realidad financiera de tu empresa
Comprender las necesidades de efectivo es fundamental para la supervivencia de tu empresa en los próximos meses. Empieza proyectando tus ingresos y gastos para tener una visión completa de cómo se verá el flujo de efectivo de, por lo menos, los próximos seis meses. Sé realista al momento de proyectar tus ingresos, y evalúa diferentes escenarios como, por ejemplo, lograr la mitad de las ventas que generabas antes.
Renegocia las condiciones de los gastos operativos
Gestionar los gastos operativos de manera eficiente es algo muy importante en este proceso. Para esto, debes comunicarte con tus proveedores (suplidores, servicios, arrendamiento, bancos, etc.) y solicitarles alternativas para distribuir los pagos en el tiempo, de tal manera que puedas cumplir con tus compromisos. Por ejemplo, si las condiciones de pagos generalmente son a 60 días, negócialas a 90 días de manera temporal. Además, define cuáles son los suministros primordiales para el funcionamiento de tu empresa, y prioriza tus pagos para garantizar la continuidad.
Realiza una reducción de gastos pensando en sus impactos
Identifica aquellas áreas en donde puedas reducir costos, considerando siempre los impactos que puedan tener en el mediano y largo plazo. Cuestiona todos los gastos, apóyate de las tecnologías y reimagina los procesos de tu empresa para buscar nuevas formas de hacer las cosas, con menor costo. La creatividad es el rey de este proceso: aprende de lo que han hecho otros.
Prioriza liquidez sobre rentabilidad
Aunque los márgenes siempre son importantes, durante las crisis se debe priorizar la liquidez frente a la rentabilidad, porque las empresas pueden sostenerse siempre y cuando sean capaces de cumplir sus compromisos con los proveedores, empleados y clientes. Por esto, sé consciente de que es posible que tus clientes no puedan pagar lo mismo que antes: seguramente debas ajustar los precios en algunos productos o servicios. Además, identifica aquellos productos que tengan poca salida, y ponles descuentos importantes para generar liquidez.
Gestiona de manera eficiente el inventario y la cadena de suplidores
Si tu negocio depende de inventarios, es vital conocer como la crisis está impactando tu cadena de suministro. Debes comparar tu inventario con las ventas proyectadas que tienes para el año y saber de este modo, con certeza, que puedes cumplir con tus clientes. Además, debes contactar a tus suplidores y conocer cómo están sus mercancías y procesos de entregas. Por último, busca proveedores alternativos que cumplan con tus requisitos en caso de que sea necesarios utilizarlos.
Prepárate para enfrentar distintas situaciones
Es importante tener un plan de contingencia para tu negocio, en el que evalúes todas las posibilidades, su nivel de riesgo y su grado de probabilidad de ocurrencia. Para esto, debes hacer un listado de todos los procesos críticos y, en cada caso, planificar como actuarías si algo no sale bien para minimizar los impactos. Por ejemplo, para cada una de las funciones críticas de tus empleados, identifica otro empleado o alguien externo que también pueda hacerla. Para el pago de tus suplidores, te puede ser útil gestionar una línea de crédito con el banco, que puedas girar para hacer frente a alguna emergencia que se te presente.
Identifica nuevas oportunidades y formas de generar ingresos
Enfrentar esta crisis no se debe visualizar solo como sobrevivir, sino también como una oportunidad de crecimiento. Debes evaluar tu modelo de negocio relacionado a lo que vendes y a quién se lo vendes. Para esto, trata de identificar si hay un nicho para nuevos productos o servicios relacionados a tu negocio. Además, busca nuevos mercados en regiones o sectores diferentes a los que tradicionalmente te habías enfocado. Por último, evalúa la alternativa de generar ingresos temporales, dándole en uso diferente a los bienes que tienes en tu empresa.
Desarrolla agilidad para tomar decisiones y adaptar tu negocio
El entorno incierto que estamos enfrentando puede provocar que prefieras no tomar decisiones hasta tanto tener más información de lo que pasará. Es un error. Esto puede darte una sensación de seguridad, pero no te permite adaptarte a las crisis. Lo recomendable es no paralizarse. Sin llegar a tomar decisiones precipitadas, es importante que desarrolles la habilidad de ser ágil en tomar las mejores decisiones posibles, siempre apoyado en las informaciones confiables que tengas disponibles, e ir adaptando o cambiando la estrategia a medida que sea necesario. Involucra a tus equipos para que adopten esta metodología.
En los próximos meses seguiremos teniendo mucha incertidumbre, pero una cosa está clara: la capacidad de sobrevivir y crecer de las pymes dependerá principalmente del liderazgo y habilidad de sus propietarios para prepararse, planificar y tomar las decisiones que sean necesarias para que los negocios continúen adaptándose continuamente a las nuevas necesidades y condiciones del entorno.
